Dobrym zakresem pilotażu mogą być pytania o parametry, kompatybilność, zawartość zestawu lub sposób znalezienia instrukcji. Wybieramy zadania, dla których istnieją wiarygodne źródła i można ocenić poprawność odpowiedzi.

Odrębne zasady dotyczą reklamacji, decyzji finansowych, wyjątków handlowych i informacji zależnych od bieżącego zamówienia. Asystent nie powinien wywnioskować aktualnego statusu z podobnego maila sprzed kilku miesięcy. Takie dane wymagają właściwego, uprawnionego odczytu z systemu.

• Analizę powtarzalnych pytań i wybór zakresu pilotażu.
• Uporządkowanie instrukcji, danych produktów i zatwierdzonych procedur.
• Przygotowanie wyszukiwania odpowiednich źródeł.
• Generowanie propozycji odpowiedzi oraz wskazywanie wykorzystanych materiałów.
• Reguły dopytywania, odmowy rozstrzygnięcia i przekazania sprawy człowiekowi.
• Testy na oddzielonym zbiorze przypadków i instrukcję pracy zespołu.

Historia korespondencji pomaga rozpoznać język klientów i typowe problemy. Nie przenosimy każdej dawnej odpowiedzi do obowiązującej wiedzy. Materiały wymagają selekcji, usunięcia niepotrzebnych danych i weryfikacji aktualności.

Ustalamy, skąd pochodzi informacja, dla jakich produktów obowiązuje i kto ją zatwierdza. Pracownik powinien móc sprawdzić źródło odpowiedzi bez szukania całej rozmowy. Sprzeczne dokumenty i brak danych są sygnałem do wyjaśnienia, a nie do tworzenia pewnie brzmiącej odpowiedzi.

Rozwiązanie lokalne lub chmurowe dobieramy po analizie wymagań. Wycena uwzględnia infrastrukturę, utrzymanie i możliwości integracji. Sam wybór modelu nie rozstrzyga jakości całego systemu.

Przed uruchomieniem ustalamy kategorie testów i warunki odbioru. Sprawdzamy zgodność z materiałem, trafność wskazanych źródeł, rozpoznawanie braków oraz liczbę poprawek pracownika. Mierzymy czas przygotowania odpowiedzi razem z czasem jej sprawdzenia.

Wynik pilotażu może wskazać gotowość do rozszerzenia zakresu, konieczność uporządkowania danych lub potrzebę zmiany rozwiązania. Nie zakładamy z góry, że każdą kategorię spraw warto automatyzować.

Działający zakres pilotażowy, uporządkowaną bazę objętą projektem, zestaw testów, raport wyników i instrukcję aktualizacji wiedzy. Dalsza obsługa może obejmować nowe produkty, kontrolę jakości i rozwój integracji.

Opisz liczbę osób w BOK, rodzaje obsługiwanych spraw i miejsca przechowywania wiedzy. Na pierwszy kontakt wystarczy charakterystyka procesu bez korespondencji klientów.